Onderhoud crediteuren
Binnen het ‘Onderhoud crediteuren’ programma worden alle crediteuren beheerd. De gegevens in het programma zijn onderverdeeld in 3 tabbladen.
De volgende hoofdstukken behandelen de afzonderlijke opties in het programma.
1. Crediteurennummer
Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing. Wanneer er een crediteur gekozen is dan wordt de omschrijving getoond op het scherm. Wanneer er een niet bestaand crediteurennummer wordt ingevoerd dan wordt de optie getoond om dit nummer aan te maken.
2. Blokkade
Aan een crediteur kan een blokkade toegekend worden, dit betekent dat de crediteur niet kan worden gebruikt binnen boekingsprocessen.
In deze dropbox zijn alle blokkade keuzes te kiezen die zijn ingevoerd binnen het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
De volgende items bespreken de individuele tabbladen op het ‘Onderhoud crediteuren’ scherm:
3. Algemene gegevens tabblad
De volgende gegeven kunnen op het algemene gegevens tabblad worden aangepast.
3.1 Adres/postadres
Via deze functie kan er een adresnummer gekoppeld worden aan een crediteur. Er kan hierbij gekozen worden uit alle, in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’, ingevoerde adressen.
3.2 Adresgegevens wijzigen
Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’ automatisch geopend en kan betreffende adres aangepast worden.
3.3 Routebeschrijving opvragen
Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt de routebeschrijving getoond vanaf het bezoekadres van de administratie naar het adres van de crediteur. Dit wordt getoond in Google Maps, hiervoor wordt automatisch uw standaard browser opgestart.
3.4 Nieuw adres aanmaken
Wanneer nieuwe crediteur aangemaakt wordt dan is het mogelijk om via deze button een nieuw adresnummer aan te maken. Het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’ wordt hierbij automatisch geopend. Wanneer ‘Onderhoud adressen’ wordt afgesloten dan wordt automatisch het zojuist aangemaakte adres ingevoerd als ‘Adres’ binnen het ‘Onderhoud crediteuren’ programma.
3.5 Overige gegevens
Bij overige gegevens kunnen het KVK nummer, de KVK plaats, het BTW nummer en het rayon worden ingegeven.
In de dropbox ‘Rayon’ zijn alle rayons te kiezen die zijn ingegeven in de rayontabel het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
3.6 Extra informatie
In de extra informatie invoervelden kunnen ongelimiteerd gegevens over de betreffende crediteur worden ingevoerd.
4. Contactpersonen tabblad
Het tabblad contactpersonen bestaat uit de volgende onderdelen:
4.1 Grid
Met de rode button kan een contactpersoon worden verwijderd en met de button naast dit rode kruis kunnen de gegevens van de contactpersoon worden aangepast.
In het grid kan worden aangevinkt voor welk adres de contactpersoon van toepassing is door de gewenste checkboxen aan en/of uit te zetten. Wanneer er geen adres is geselecteerd dan komt de contactpersoon automatisch te vervallen, indien ervoor wordt gekozen om deze te verwijderen uit de lijst.
Ook kan er gekozen worden of de contactpersoon als hoofdcontactpersoon moet worden aangeduid. Per crediteur kan er maar één hoofdcontactpersoon worden ingesteld.
Met de ‘Actief’ checkbox kan ervoor worden gekozen om de desbetreffende contactpersoon op actief/non-actief te zetten.
Ook kan er gekozen worden of de contactpersoon de betalingsspecificatie dient te ontvangen via het, bij de contactpersoon, ingevoerde emailadres. Binnen het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’ worden er betalingsspecificaties afgedrukt. Deze specificaties kunnen ook gemaild worden. Hiervoor dient de checkbox ‘Specificatie mailen’ in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud administraties’ aan te staan.
Per crediteur kan er maar één contactpersoon worden ingesteld die de betalingsspecificatie ontvangt.
4.2 Persoonsgegevens
Hier kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd:
- Aanhef
Hier kan de aanhef worden gekozen. Er kan hierbij gekozen worden uit alle keuze mogelijkheden voor aanhef zoals ingevoerd in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
- Geslacht
Hier kan het geslacht worden gekozen. Er kan hierbij gekozen worden uit alle keuze mogelijkheden voor geslacht zoals ingevoerd in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
- Aanspreekvorm
Hier kan de aanspreekvorm worden gekozen. Er kan hierbij gekozen worden uit alle keuze mogelijkheden voor aanspreekvorm zoals ingevoerd in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
- Titel
Hier kan de titel worden gekozen. Er kan hierbij gekozen worden uit alle keuze mogelijkheden voor titel zoals ingevoerd in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
- Roepnaam
Hier kan de roepnaam van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Voorletters
Hier kunnen de voorletters van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Tussenvoegsels
Hier kunnen de tussenvoegsels van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Achternaam
Hier kan de achternaam van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Geboortedatum
Hier kan de geboortedatum van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Functie
Hier kan de functie worden gekozen. Er kan hierbij gekozen worden uit alle keuze mogelijkheden voor functie zoals ingevoerd in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
4.3 Adresgegevens
Hier kunnen de volgende adresgegevens worden ingevoerd:
- Straat
Hier kan de straat van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Huisnummer+toevoeging
Hier kan het huisnummer en de toevoeging van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Postcode
Hier kan de postcode van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Plaats
Hier kan de woonplaats van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Land
Hier kan het land van de contactpersoon worden gekozen. Hierbij kan worden gekozen uit alle landen zoals ingegeven in het programma ‘Algemeen’ > ‘Onderhoud landen’.
- Taal
Hier kan de taal van de contactpersoon worden gekozen. Hierbij kan worden gekozen uit alle talen zoals ingegeven in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
- Telefoonnummer
Hier kan het telefoonnummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Verkort nummer
Hier kan het verkorte nummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Faxnummer
Hier kan het faxnummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
- Mobiel nummer
Hier kan het mobiele nummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
- E-mailadres
Hier kan het e-mailadres van de contactpersoon worden ingevoerd.
4.4 Nieuwe contactpersoon aanmaken
Wanneer er op de ‘Nieuwe contactpersoon’ button wordt gedrukt dan worden de invoervelden op het scherm beschikbaar gemaakt om de gegevens in te voeren.
4.5 Contactpersoon optie buttons
De contactpersoon optie buttons (ook wel record optie buttons genoemd) hebben verschillende functies.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Record optie buttons’ van toepassing.
5. Betalingsgegeven tabblad
De volgende gegeven kunnen op het betalingsgegevens tabblad worden aangepast.
5.1 Invoervelden
- Bankrekening
Dit is het gekoppelde bankrekeningnummer.
- IBAN
Dit is het gekoppelde IBAN nummer.
- BIC
Dit is de gekoppelde BC/SWIFT code.
- Kredietlimiet
Het is mogelijk om een kredietlimiet toe te kennen aan een crediteur, deze is hier in te voeren.
- Factuurkorting
Het is mogelijk om factuurkorting toe te kennen aan een crediteur, deze is hier in te voeren.
- Dagen krediet
Het is mogelijk om per crediteur het aan aantal dagen krediet in te stellen.
- Ons debiteurennummer
Het is mogelijk dat een crediteur ook als debiteur te boek staat. Via deze zoekfunctie kan het bijbehorende debiteuren nummer gekozen worden.
Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing.
- Externe relatienummer
Het is mogelijk dat de crediteur, buiten het FINAST software pakket, bekend is onder een ander nummer. Dit nummer is hier in te voeren.
- Opmerking op overzicht
De ingevoerde opmerking wordt getoond op het overzicht uit programma ‘Crediteuren’ > ‘Overzicht facturen crediteuren’.
- Default grootboekrekening
De ingevoerde grootboekrekening in het invoerveld ‘Default grootboekrekening’ wordt binnen de boekingsprogramma’s als standaard grootboekrekening gebruikt, wanneer er een inkoopfactuur wordt aangemaakt met de betreffende crediteur. Het is dan uiteraard nog mogelijk om af te wijken van deze standaard grootboekrekening.
- Default BTW code
De ingevoerde BTW code in het invoerveld ‘Default BTW code’ wordt binnen de boekingsprogramma’s als standaard BTW code gebruikt, wanneer er een inkoopfactuur wordt aangemaakt met de betreffende crediteur. Het is dan uiteraard nog mogelijk om af te wijken van deze standaard BTW code.
5.2 Subadministratie
Hier kan de subadministratie van de crediteur worden ingegeven. Hier zijn alle subadministraties te kiezen die zijn ingevoerd binnen het programma ‘Algemeen’ > ‘Onderhoud subadministraties’, die als hoofdgroep ‘Crediteuren’ hebben.
5.3 Betaalwijze
Hier kan de betaalwijze van de crediteur worden ingegeven. Wanneer er gekozen is voor ‘Automatische betaling’ dan kunnen facturen van de crediteur worden opgenomen in betalingsbatches in het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’.
5.4 Valuta
Hier kan worden ingesteld met welke valuta er wordt gewerkt bij de crediteur. Hierbij zijn alle valuta’s te kiezen die zijn ingegeven binnen het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud valuta’.
5.5 Specificatie altijd afdrukken
Hiermee kan worden gekozen om altijd een specificatie aan te bieden.
Bij het aanmaken van een betalingsbatch via het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’ wordt er pas bij 7 samengevoegde betalingsregels een betalingsspecificatie aangeboden. Wanneer deze checkbox wordt aangevinkt dan wordt er altijd een betalingsspecificatie aangeboden voor de betreffende crediteur.
5.6 Facturen samenvoegen
Als facturen samenvoegen is aangevinkt dan worden, binnen het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’, bij automatische betalingen alle facturen van deze crediteur samengevoegd tot één regel.
5.7 Toeslag of korting
Hier kan worden aangegeven of er standaard moet worden uitgegaan van kredietbeperking of betalingskorting bij de desbetreffende crediteur. Dit zal automatisch in het boekingsproces verwerkt worden.
5.8 Openstaand/vervallen bedrag
Hier is te zien wat het openstaand en/of vervallen bedrag is wat nog openstaat bij de crediteur. Met de button ‘Openstaande facturen tonen’ is een specificatie van de openstaande facturen op te vragen, dit ziet er als volgt uit:
Op dit scherm worden de facturen van de crediteur getoond. Hierbij is het volgende op het scherm te zien:
- Factuurkeuze
Met deze optie kan worden gekozen of alle facturen van de crediteur moeten worden getoond, of dat alleen de openstaande facturen moeten worden getoond. Standaard staat deze optie op ‘Alleen openstaande facturen’.
- Factuur voorwaarde
Met deze optie is het mogelijk om een enkele factuur te zoeken en alleen deze factuur op het scherm te tonen.
Er kan gekozen worden uit alle, voor de crediteur, aangemaakte facturen. Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing.
- Grid
In het grid worden de gewenste facturen getoond. Hierbij zijn de volgende opties ingebouwd:- Beschikbare documenten button
Wanneer er documenten ingescand zijn dan wordt dit aangegeven met het icoon .
Als er op de button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Standaard applicaties’ > ‘Scannen’ geopend.
Wanneer dit niet het geval is dan wordt dit aangegeven met het icoon . - Beschikbare betalingsregels button
Wanneer er betalingsregels beschikbaar zijn voor een factuur dan wordt dit aangegeven
met het icoon . Als er op de button wordt gedrukt dan wordt het volgende scherm getoond:
- Boeking openen button
Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt de boeking geopend in het desbetreffende boekingsprogramma.
- Beschikbare documenten button
- Totaaltelling
Hier wordt de totaaltelling van de kolommen op het scherm getoond.
5.9 Afletteren
Wanneer er op de button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Crediteuren’ > ‘Afletteren Crediteuren’ opgestart.
6. Navigatie buttons
De navigatie buttons worden gebruikt om tussen de crediteuren door te bladeren.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Navigatie buttons’ van toepassing.
7. Crediteur optie buttons
De crediteur optie buttons (ook wel record optie buttons genoemd) hebben verschillende functies.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Record optie buttons’ van toepassing.