Onderhoud crediteuren 2017-07-07T07:58:43+02:00

Onderhoud crediteuren

Binnen het ‘Onderhoud crediteuren’ programma worden alle crediteuren beheerd. De gegevens in het  programma zijn onderverdeeld in 3 tabbladen.
De volgende hoofdstukken behandelen  de afzonderlijke opties in het programma.

1. Crediteurennummer

onderhoud crediteuren - crediteur

Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing. Wanneer er een crediteur gekozen is dan wordt de omschrijving getoond op het scherm. Wanneer er een niet bestaand crediteurennummer wordt ingevoerd dan wordt de optie getoond om dit nummer aan te maken.

2. Blokkade

onderhoud crediteuren - blokkade

Aan een crediteur kan een blokkade toegekend worden, dit betekent dat de crediteur niet kan worden gebruikt binnen boekingsprocessen.
In deze dropbox zijn alle blokkade keuzes te kiezen die zijn ingevoerd binnen het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.

De volgende items bespreken de individuele tabbladen op het ‘Onderhoud crediteuren’ scherm:

3. Algemene gegevens tabblad

onderhoud crediteuren - invoervelden

De volgende gegeven kunnen op het algemene gegevens tabblad worden aangepast.

3.1 Adres/postadres

onderhoud crediteuren - adresingave

Via deze functie kan er een adresnummer gekoppeld worden aan een crediteur. Er kan hierbij gekozen worden uit alle, in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’, ingevoerde adressen.

3.2 Adresgegevens wijzigen

onderhoud crediteuren - adres aanpassen

Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’  automatisch geopend en kan betreffende adres aangepast worden.

3.3 Routebeschrijving opvragen

onderhoud crediteuren - route tonen

Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt de routebeschrijving getoond vanaf het bezoekadres van de administratie naar het adres van de crediteur. Dit wordt getoond in Google Maps, hiervoor wordt automatisch uw standaard browser opgestart.

3.4 Nieuw adres aanmaken

onderhoud crediteuren - nieuw adres

Wanneer nieuwe crediteur aangemaakt wordt dan is het mogelijk om via deze button een nieuw adresnummer aan te maken. Het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’ wordt hierbij automatisch geopend. Wanneer ‘Onderhoud adressen’ wordt afgesloten dan wordt automatisch het zojuist aangemaakte adres ingevoerd als ‘Adres’ binnen het ‘Onderhoud crediteuren’ programma.

3.5 Overige gegevens

onderhoud crediteuren - overige gegevens

Bij overige gegevens kunnen het KVK nummer, de KVK plaats, het BTW nummer en het rayon worden ingegeven.
In de dropbox ‘Rayon’ zijn alle rayons te kiezen die zijn ingegeven in de rayontabel het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.

3.6 Extra informatie

onderhoud crediteuren - extra info

In de extra informatie invoervelden kunnen ongelimiteerd gegevens over de betreffende crediteur worden ingevoerd.

 

4. Contactpersonen tabblad

contactpersonen

Het tabblad contactpersonen bestaat uit de volgende onderdelen:

4.1 Grid

contactpersonen - grid

Met de rode button kan een contactpersoon worden verwijderd en met de button naast dit rode kruis kunnen de gegevens van de contactpersoon worden aangepast.
In het grid kan worden aangevinkt voor welk adres de contactpersoon van toepassing is door de gewenste checkboxen aan en/of uit te zetten. Wanneer er geen adres is geselecteerd dan komt de contactpersoon automatisch te vervallen, indien ervoor wordt gekozen om deze te verwijderen uit de lijst.

Ook kan er gekozen worden of de contactpersoon als hoofdcontactpersoon moet worden aangeduid. Per crediteur kan er maar één hoofdcontactpersoon worden ingesteld.
Met de ‘Actief’ checkbox kan ervoor worden gekozen om de desbetreffende contactpersoon op actief/non-actief te zetten.

Ook kan er gekozen worden of de contactpersoon de betalingsspecificatie dient te ontvangen via het, bij de contactpersoon, ingevoerde emailadres. Binnen het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’ worden er betalingsspecificaties afgedrukt. Deze specificaties kunnen ook gemaild worden. Hiervoor dient de checkbox ‘Specificatie mailen’ in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud administraties’ aan te staan.
Per crediteur kan er maar één contactpersoon worden ingesteld die de betalingsspecificatie ontvangt.

4.2 Persoonsgegevens

contactpersonen - persoonsgegevens

Hier kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd:

  • Roepnaam
    Hier kan de roepnaam van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Voorletters
    Hier kunnen de voorletters van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Tussenvoegsels
    Hier kunnen de tussenvoegsels van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Achternaam
    Hier kan de achternaam van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Geboortedatum
    Hier kan de geboortedatum van de contactpersoon worden ingevoerd.

4.3 Adresgegevens

contactpersonen - adresgegevens

Hier kunnen de volgende adresgegevens worden ingevoerd:

  •  Straat
    Hier kan de straat van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Huisnummer+toevoeging
    Hier kan het huisnummer en de toevoeging van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Postcode
    Hier kan de postcode van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Plaats
    Hier kan de woonplaats van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Telefoonnummer
    Hier kan het telefoonnummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Verkort nummer
    Hier kan het verkorte nummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Faxnummer
    Hier kan het faxnummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Mobiel nummer
    Hier kan het mobiele nummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • E-mailadres
    Hier kan het e-mailadres van de contactpersoon worden ingevoerd.

4.4 Nieuwe contactpersoon aanmaken

contactpersonen - nieuw button

Wanneer er op de ‘Nieuwe contactpersoon’ button wordt gedrukt dan worden de invoervelden op het scherm beschikbaar gemaakt om de gegevens in te voeren.

4.5 Contactpersoon optie buttons

contactpersonen - optie buttons

De contactpersoon optie buttons (ook wel record optie buttons genoemd) hebben verschillende functies.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Record optie buttons’ van toepassing.

 

5. Betalingsgegeven tabblad

onderhoud crediteuren - betalingsgegevens

De volgende gegeven kunnen op het betalingsgegevens tabblad worden aangepast.

5.1 Invoervelden

 betalingsgegevens - invoervelden

  • Bankrekening
    Dit is het gekoppelde bankrekeningnummer.
  • IBAN
    Dit is het gekoppelde IBAN nummer.
  • BIC
    Dit is de gekoppelde BC/SWIFT code.
  • Kredietlimiet
    Het is mogelijk om een kredietlimiet toe te kennen aan een crediteur, deze is hier in te voeren.
  • Factuurkorting
    Het is mogelijk om factuurkorting toe te kennen aan een crediteur, deze is hier in te voeren.
  • Dagen krediet
    Het is mogelijk om per crediteur het aan aantal dagen krediet in te stellen.
  • Ons debiteurennummer
    Het is mogelijk dat een crediteur ook als debiteur te boek staat. Via deze zoekfunctie kan het bijbehorende debiteuren nummer gekozen worden.
    Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing.
  • Externe relatienummer
    Het is mogelijk dat de crediteur, buiten het FINAST software pakket, bekend is onder een ander nummer. Dit nummer is hier in te voeren.
  • Default grootboekrekening
    De ingevoerde grootboekrekening in het invoerveld ‘Default grootboekrekening’ wordt binnen de boekingsprogramma’s als standaard grootboekrekening gebruikt, wanneer er een inkoopfactuur wordt aangemaakt met de betreffende crediteur. Het is dan uiteraard nog mogelijk om af te wijken van deze standaard grootboekrekening.
  • Default BTW code
    De ingevoerde BTW code in het invoerveld ‘Default BTW code’ wordt binnen de boekingsprogramma’s als standaard BTW code gebruikt, wanneer er een inkoopfactuur wordt aangemaakt met de betreffende crediteur. Het is dan uiteraard nog mogelijk om af te wijken van deze standaard BTW code.

5.2 Subadministratie

betalingsgegevens - subadministratie

Hier kan de subadministratie van de crediteur worden ingegeven. Hier zijn alle subadministraties te kiezen die zijn ingevoerd binnen het programma ‘Algemeen’ > ‘Onderhoud subadministraties’, die als hoofdgroep ‘Crediteuren’ hebben.

5.3 Betaalwijze

betalingsgegevens - betaalwijze

Hier kan de betaalwijze van de crediteur worden ingegeven. Wanneer er gekozen is voor ‘Automatische betaling’ dan kunnen facturen van de crediteur worden opgenomen in betalingsbatches in het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’.

5.4 Valuta

betalingsgegevens - valuta

Hier kan worden ingesteld met welke valuta er wordt gewerkt bij de crediteur. Hierbij zijn alle valuta’s te kiezen die zijn ingegeven binnen het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud valuta’.

5.5 Specificatie altijd afdrukken

betalingsgegevens - specificatie afdrukken

Hiermee kan worden gekozen om altijd een specificatie aan te bieden.
Bij het aanmaken van een betalingsbatch via het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’ wordt er pas bij 7 samengevoegde betalingsregels een betalingsspecificatie aangeboden. Wanneer deze checkbox wordt aangevinkt dan wordt er altijd een betalingsspecificatie aangeboden voor de betreffende crediteur.

5.6 Facturen samenvoegen

betalingsgegevens - facturen samenvoegen

Als facturen samenvoegen is aangevinkt dan worden, binnen het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’, bij automatische betalingen alle facturen van deze crediteur samengevoegd tot één regel.

5.7 Toeslag of korting

betalingsgegevens - toeslag of korting

Hier kan worden aangegeven of er standaard moet worden uitgegaan van kredietbeperking of betalingskorting bij de desbetreffende crediteur. Dit zal automatisch in het boekingsproces verwerkt worden.

5.8 Openstaand/vervallen bedrag

betalingsgegevens - openstaand_vervallen

Hier is te zien wat het openstaand en/of vervallen bedrag is wat nog openstaat bij de crediteur. Met de button ‘Openstaande facturen tonen’ is een specificatie van de openstaande facturen op te vragen, dit ziet er als volgt uit:

openstaande facturen_small

Op dit scherm worden de facturen van de crediteur getoond. Hierbij is het volgende op het scherm te zien:

  • Factuurkeuze
    openstaande facturen - factuurkeuze
    Met deze optie kan worden gekozen of alle facturen van de crediteur moeten worden getoond, of dat alleen de openstaande facturen moeten worden getoond. Standaard staat deze optie op ‘Alleen openstaande facturen’.
  • Factuur voorwaarde
    openstaande facturen - factuurvoorwaarde
    Met deze optie is het mogelijk om een enkele factuur te zoeken en alleen deze factuur op het scherm te tonen.
    Er kan gekozen worden uit alle, voor de crediteur, aangemaakte facturen. Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing.
  • Grid
    openstaande facturen - grid
    In het grid worden de gewenste facturen getoond. Hierbij zijn de volgende opties ingebouwd:

    • Beschikbare documenten button
      Wanneer er documenten ingescand zijn dan wordt dit aangegeven met het icoon openstaande facturen - documenten aanwezig.
      Als er op de button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Standaard applicaties’ > ‘Scannen’ geopend.
      Wanneer dit niet het geval is dan wordt dit aangegeven met het icoon openstaande facturen - niet aanwezig.
    • Beschikbare betalingsregels button
      Wanneer er betalingsregels beschikbaar zijn voor een factuur dan wordt dit aangegeven
      met het icoon openstaande facturen - betalingsregels aanwezig. Als er op de button wordt gedrukt dan wordt het volgende scherm getoond:
      openstaande facturen - betalingsregels
    • Boeking openen button
      openstaande facturen - boeking openen
      Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt de boeking geopend in het desbetreffende boekingsprogramma.
  • Totaaltelling
    openstaande facturen - totaaltelling
    Hier wordt de totaaltelling van de kolommen op het scherm getoond.

5.9 Afletteren

betalingsgegevens - afletteren

Wanneer er op de button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Crediteuren’ > ‘Afletteren Crediteuren’ opgestart.

 

6. Navigatie buttons

nav buttons

De navigatie buttons worden gebruikt om tussen de crediteuren door te bladeren.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Navigatie buttons’ van toepassing.

7. Crediteur optie buttons

onderhoud crediteuren - record optie buttons

De crediteur optie buttons (ook wel record optie buttons genoemd) hebben verschillende functies.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Record optie buttons’ van toepassing.