Onderhoud administratie

De gegevens die ingevoerd kunnen worden binnen het ‘Onderhoud administraties’ zijn van groot belang voor de werking van een administratie in het Finast softwarepakket.
Met dit programma worden bijvoorbeeld de adresgegevens, bankgegevens, standaard grootboekrekeningen, standaard dagboeken en specifieke opties voor een administratie binnen Finast vastgelegd.
De volgende hoofdstukken behandelen de afzonderlijke opties in het programma.

1. Administratie

Met dit invoerveld kan de gewenste administratie gekozen worden.
Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekschermen’ van toepassing.

Bedrijfsgegevens

De bedrijfsgegevens omvatten de volgende invoermogelijkheden:

• Naam
  Hier wordt de naam ingevoerd van de administratie. In de naam dient een ‘&’ teken te worden opgenomen.
  De letter die na dit teken staat zal als sneltoets worden gebruikt in het ‘Bedrijf’ > ‘Ander bedrijf kiezen’ scherm.

• Adres + postcode/plaats
  Hier kan het bezoekadres voor de administratie worden ingevoerd.

• Postadres + postcode/plaats
  Hier kan het postadres voor de administratie worden ingevoerd.
  

• Land
  Hier kan het land worden gekozen voor de administratie. De landen die in de dropbox staan zijn ingesteld in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
  De gemaakte keuze zal ook als standaard land worden gegeven binnen het programma
  ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’.

• Standaard taal
  Hier is de standaard taal te kiezen die voor deze administratie geldt.

• Telefoonnummer
  Hier kan het telefoonnummer voor de administratie worden ingevoerd.
  

• Faxnummer
  Hier kan het faxnummer voor de administratie worden ingevoerd.

• Email adres
  Hier kan het email adres voor de administratie worden ingevoerd.

• Internetpagina
  Hier kan de internetpagina voor de administratie worden ingevoerd.
  Met de button die naast het invoerveld is geplaatst kan de webpagina opgeroepen worden.
  

• Juridische naam
  Hier kan de juridische naam voor de administratie worden ingevoerd.

• Oprichtingsdatum
  Hier kan de oprichtingsdatum voor de administratie worden ingevoerd.

• Thema
  
  Met deze instelling kan de achtergrondkleur voor het Finast worden ingesteld. Er kan worden gekozen uit een divers aantal kleurthema’s.
  Wanneer er op de gekleurde button wordt gedrukt dan wordt het volgende test scherm getoond.
  

• IBAN/BIC
  Hier kan het IBAN nummer en het BIC adres van de bankrekening worden ingevoerd. Het is mogelijk om twee verschillende bankrekeningen op de geven. Het eerste rekeningnummer kan bij IBAN/BIC (1) ingevuld worden en het tweede rekeningnummer bij IBAN/BIC (2).

• K.v.K. nummer + plaats
  Hier kan het Kamer van Koophandel nummer en plaatst worden ingevoerd.

• BTW nummer
  Hier kan het BTW nummer van de administraties worden ingevoerd.
  Met de checkbox achter het invoerveld kan het btw-nummer verplicht worden gesteld bij debiteuren.

3. Standaard grootboekrekeningen

Hier worden de volgende standaard grootboekrekeningen ingegeven:

• Afrondingsverschillen
  Voor de “Afrondingsverschillen” grootboekrekening wordt normaliter een verlies en winst rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt om eventuele afrondingsverschillen op weg te boeken.
• Herwaardering
  Voor de “Herwaardering” grootboekrekening wordt normaliter een verlies en winst rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het herwaarderen van valuta.
• Tussenrekening automatische betaling
  Voor de “Tussenrekening automatische betaling” grootboekrekening wordt normaliter een balans rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het aanmaken van betalingen (‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’).
• Tussenrekening automatische incasso
  Voor de “Tussenrekening automatische incasso” grootboekrekening wordt normaliter een balans rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het aanmaken van incasso’s (‘Debiteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’).
  
• Afgeboekte kredietbeperking
  Voor de “Afgeboekte kredietbeperking” grootboekrekening wordt normaliter een verlies en winst rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het boeken van verkoop facturen (‘Boeken’ > ‘Inkoop- en verkoopfacturen’)en bij het afletteren van debiteuren/crediteuren (‘Crediteuren’ > ‘Afletteren crediteuren’ , ‘Debiteuren > ‘Afletteren debiteuren’).
• Afgeboekte betalingskorting
  Voor de “Afgeboekte kredietbeperking” grootboekrekening wordt normaliter een verlies en winst rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het boeken van verkoop facturen (‘Boeken’ > ‘Inkoop- en verkoopfacturen’) en bij het afletteren van debiteuren/crediteuren (‘Crediteuren’ > ‘Afletteren crediteuren’ , ‘Debiteuren’ > ‘Afletteren debiteuren’).
• Afgeboekte betalingsverschil
  Voor de “Afgeboekte betalingsverschil” grootboekrekening wordt normaliter een verlies en winst rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het afletteren van debiteuren/crediteuren (‘Crediteuren’ > ‘Afletteren crediteuren’ , ‘Debiteuren’ > ‘Afletteren debiteuren’).
  
• Afgeboekte koersverschil
  Voor de “Afgeboekte kredietbeperking” grootboekrekening wordt normaliter een verlies en winst rekening gebruikt.
• Afgedragen BTW
  Voor de “Afgedragen BTW” grootboekrekening wordt normaliter een balans rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het klaarzetten van de BTW-aangifte (‘Grootboek’ > ‘BTW aangifte’).
  Voor het automatisch gebruik van deze grootboekrekening dient wel de checkbox ‘Doorboeken BTW aangifte’ aangevinkt te staan. Deze checkbox is te vinden in het programma ‘Algemeen’ > ‘Onderhoud administraties’.
• Resultaat
  Voor de “Resultaat” grootboekrekening wordt normaliter een balans rekening gebruikt.
  Deze grootboekrekening wordt gebruikt bij het boeken van memoriaal boekingen (‘Boeken’ > ‘Memoriaal’) en bij boekingen in voorgaande boekjaren.

4. Financiële gegevens

Hier kunnen de volgende financiële gegevens van de administratie worden ingevoerd:

• Bankrekening + banknaam
  Hier kan het bankrekeningnummer en de naam van de bank worden ingevoerd.
  Het is mogelijk om twee verschillende bankrekeningnummers op te geven.
• IBAN + Swistadres
  Hier kan het IBAN nummer en het Swiftadres van de bankrekening worden ingevoerd.
  Het is mogelijk om twee verschillende bankrekeningnummers op te geven.
• VAR nummer
  Met een druk op de button verschijnt er een nieuw venster.
  Hier kan het VAR nummer van de administratie worden ingevoerd.
• Incassant ID
  Hier kan het incassant ID van de administratie worden ingevoerd.
  
• Incassant naam
  Hier kan de incassant naam van de administratie worden ingevoerd.

5. Standaard dagboeken

Hier worden de volgende standaard dagboeken ingegeven:

• Dagboek jaarafsluiting
  Hier kan alleen een dagboek worden gekozen dat het type ‘Invoer beginbalans’ heeft.
  Dit dagboek wordt gebruikt voor het maken van automatische beginbalans boekingen. Dit gebeurt onder andere wanneer er een nieuw boekjaar wordt aangemaakt in ‘Algemeen’ > ‘Onderhoud boekjaren en periodes’ en wanneer er geboekt wordt in een voorgaand boekjaar via één van de boekingsprogramma’s.
• Dagboek automatische betalingen
  Hier kan alleen een dagboek worden gekozen met de dagboeksoort ‘Memoriaal’.
  Dit dagboek wordt gebruikt in het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’.
  Hier wordt het als standaard dagboek keuze ingesteld.
• Dagboek incasso’s
  Hier kan alleen een dagboek worden gekozen met de dagboeksoort ‘Memoriaal’.
  Dit dagboek wordt gebruikt in het programma ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’.
  Hier wordt het als standaard dagboek keuze ingesteld.
• Dagboek afletteren
  Hier kan alleen een dagboek worden gekozen met het type ‘Memoriaal’.
  Dit dagboek wordt gebruikt bij het afletteren van debiteuren/crediteuren, dit zijn de programma’s
  ‘Debiteuren’ > ‘Afletteren debiteuren‘ en ‘Crediteuren’ > ‘Afletteren crediteuren’.
  Binnen deze programma’s worden er memoriaalposten gemaakt met behulp van de ingegeven dagboeken.
• Dagboek koersverschil
  Hier kan alleen een dagboek worden gekozen met het type ‘Memoriaal’.
  Dit dagboek wordt gebruikt bij het het maken van de boeking voor de herwaardering.
• Dagboek BTW aangifte
  Hier kan alleen een dagboek worden gekozen met het type ‘Memoriaal’.
  Dit dagboek wordt gebruikt om de memoriaal boeking te maken voor de aangifte binnen het programma ‘Dagboek’ > ‘BTW aangifte’.
  Voor het automatisch gebruik van dit dagboek binnen het programma ‘Dagboek’ > ‘BTW aangifte’ dient wel de checkbox ‘Doorboeken BTW aangifte’ aangevinkt te staan.
• Dagboek wijzigen subadministratie
  Hier kan alleen een dagboek worden gekozen met het type ‘Memoriaal’.
  Dit dagboek wordt gebruikt binnen ‘Debiteuren’ > ‘Onderhoud debiteuren’ en ‘Crediteuren’ > ‘Onderhoud crediteuren’, wanneer de subadministratie wordt aangepast.

6. Omzetbelasting aangifte

Met deze dropbox kan er worden gekozen of de belastingaangifte per maand, per kwartaal of per jaar dient te worden ingegeven. Deze instelling heeft effect op het te kiezen tijdvak in het programma ‘Grootboek’ > ‘BTW aangifte’.

7. Afschrijving frequentie

Met deze dropbox kan er worden gekozen of de afschrijving frequentie per week, per maand, per kwartaal of per jaar is.

 

Dit is een niet functioneel testscherm waarin te zien zien is hoe de gekozen kleur eruit ziet.

9. Directory mappen

Er zijn een aantal directory mappen in te stellen die als standaard locatie worden gebruikt om bestanden in op te slaan.
Dit zijn de volgende directory mappen:

• ICP aangifte map
  De ICP aangifte map wordt gebruikt bij het opslaan van de icp aangifte. Deze kan worden aangemaakt binnen het programma ‘Grootboek’ > ‘BTW aangifte’.
• Sjablonen map
  De sjablonen map wordt gebruikt bij het aanmaken van het jaarrekening overzicht. De Word-sjablonen die in de map staan kunnen worden gekozen, en gebruikt, in het programma ‘Grootboek’ > ‘Afdrukken jaarrekening’.
• Incasso map
  De incasso map wordt gebruikt in het programma ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’. In deze map wordt het incassobestand opgeslagen.
• Betalingen map
  De incasso map wordt gebruikt in het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’. In deze map wordt het betaling bestand opgeslagen.
  
• Documenten map
  Deze map wordt gebruikt als standaard locatie voor het opslaan van pdf bestanden. Wanneer het scherm wordt getoond om een pdf bestand op te slaan, dan zal de gekozen map als eerste worden getoond.

Voor alle bovenstaande opties geld dat wanneer er een locatie wordt ingegeven die niet bestaat, de achtergrondkleur van het invoerveld oranje wordt gemaakt:

10. Toeslag/korting

Met deze optie wordt bepaald of er binnen de administratie wordt gewerkt met kredietbeperking of betalingskorting. Ook zijn hier de betaaldagen en het percentage in te vullen.
Deze gegevens worden automatisch gebruikt binnen Finast.

11. Kostendragers/kostenplaatsen

Deze optie bepaalt of er gebruik wordt gemaakt van kostendragers en/of kostenplaatsen.
Wanneer er geen gebruik wordt gemaakt van kostendragers of kostenplaatsen, dan zullen programma’s als
‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud kostendragers en kostenplaatsen’ en ‘Algemeen’ > ‘Budgetten kostenplaaten’
hierop worden aangepast.
Wanneer ervoor wordt gekozen om geen gebruik te maken van kostenplaatsen/kostendragers dan zijn deze programma’s niet te gebruiken.

Ook kan hier worden gekozen of kostenplaatsen bij verlies- en winst rekeningen en balans rekeningen kunnen worden gebruikt, of alleen bij verlies- en winst rekeningen.

12. Lengte boekstuknummers

Met deze optie worden de maximale lengtes van boekstuknummers ingevoerd.
Boekstuknummers worden aangemaakt tijdens het boekingsproces en zijn binnen de boekingsprogramma’s in te voeren.

13. Omschrijving op boekingsregel

Met deze optie kan er gekozen worden wat er standaard in de omschrijving van een inkoop/verkoop boekingsregel wordt ingevuld. Meerdere checkboxen kunnen worden aangevinkt in dit geval.
Er kan worden gekozen uit de volgende keuzes:

• Zoekcode debiteur/crediteur
• Naam debiteur/crediteur
• Omschrijving factuur

14. Ouderdom van factuur bepalen

Deze instelling bepaalt of er in het programma ‘Debiteuren’ > ‘Ouderdomsanalyse’ en
‘Crediteuren’ > ‘Ouderdomsanalyse’ standaard van de vervaldatum, of van de factuurdatum uit moet worden gegaan.

15. Extra instellingen

Met de ‘Extra instellingen’ zijn de volgende items in te stellen:

• BTW verplicht inkoop
  Wanneer deze optie aanstaat dan is het invoeren van een btw-code op een boekingsregel verplicht bij het maken van een inkoop boeking.
• BTW verplicht verkoop
  Wanneer deze optie aanstaat dan is het invoeren van een btw-code op een boekingsregel verplicht bij het maken van een verkoop boeking.
• Toon openstaande boekingen
  Hiermee worden openstaande boekingen getoond na ingave dagboek en boekjaar in
  ‘Boeken’ > ‘Kas-, bankboekingen’ en ‘Boeken’ > ‘Inkoop-, verkoopfacturen’.
• Inkoopfacturen handmatig akkoord geven
  Wanneer deze optie aangevinkt staat dan moeten inkoopfacturen eerst handmatig akkoord gegeven worden via het programma ‘Crediteuren’ > ‘Akkoordscherm inkoopfacturen’, voordat de facturen verder kunnen worden verwerkt.
• Muteren externe boekingen
  Het is mogelijk om boekingen te importeren via externe programma’s, die gekoppeld kunnen worden aan het Finast sofware pakket. Standaard kunnen deze boekingen niet gewijzigd worden, door middel van het aanvinken van deze optie kan dit wel.
• Buitenlandse boekhouding
  Met deze optie kan worden aangegeven of er sprake is van een buitenlandse boekhouding.
  Dit heeft effect op de volgende programma’s:
  • ‘Grootboek’ > ‘Afdrukken periodebalans’
    Wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding staat aangevinkt dan verschijnt er de optie om het overzicht af te drukken met de alternatieve grootboekrekeningen.
    Deze alternatieve grootboekrekeningen zijn in te voeren binnen het programma ‘Grootboek’ > ‘Onderhoud grootboekrekeningen’, wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding aangevinkt staat.
  • ‘Grootboek’ > ‘Afdrukken saldibalans’
    Wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding staat aangevinkt dan verschijnt er de optie om het overzicht af te drukken met de alternatieve grootboekrekeningen.
    Deze alternatieve grootboekrekeningen zijn in te voeren binnen het programma ‘Grootboek’ > ‘Onderhoud grootboekrekeningen’, wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding aangevinkt staat.
  • Boeken programma’s
    Wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding staat aangevinkt dan verschijnt het BTW-midden veld op het scherm. Deze toont de geboekte BTW-midden.
  • ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud BTW codes’
    Wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding staat aangevinkt dan is het mogelijk om btw codes aan te maken met als BTW type ‘ Midden’.
  • ‘Grootboek’ > ‘Afdrukken grootboekkaarten’
    Wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding staat aangevinkt dan verschijnt er de optie om het overzicht af te drukken met de alternatieve grootboekrekeningen.
    Deze alternatieve grootboekrekeningen zijn in te voeren binnen het programma ‘Grootboek’ > ‘Onderhoud grootboekrekeningen’, wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding aangevinkt staat.
  • ‘Grootboek’ > ‘Onderhoud grootboekrekeningen’
    Wanneer de optie voor buitenlandse boekhouding staat aangevinkt dan verschijnt er de optie om het een alternatief grootboekrekeningnummer op te geven.
• Vereffenen
  Wanneer de checkbox wordt aangevinkt dan kan er binnen de administratie gebruik worden gemaakt van het programma ‘Grootboek’ > ‘Vereffenen’.
  Ook kan er binnen het programma ‘Grootboek’ > ‘Onderhoud grootboekrekeningen’  per grootboekrekening worden opgegeven of deze voor het vereffenen gebruikt kan worden.
• Aanpassing boeking via extern
  Binnen een aantal programma’s is het mogelijk om via een button de gegevens van een boeking op te vragen. Hierbij wordt het boekingsscherm opgestart. Een voorbeeld hiervan is het programma ‘Boeken’ > ‘Boekstukken niet in evenwicht’.
  Wanneer de checkbox wordt aangevinkt dan is het mogelijk om een boeking die op een dergelijke manier is geopend aan te passen.
• Negatieve aanmaningen
  Wanneer deze checkbox aangevinkt staat dan is het mogelijk om aanmaningen met een negatief bedrag aan te maken, binnen het programma ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaningen verwerken’.
• Factuur bij boeken tonen
  Wanneer deze checkbox aan wordt gezet dan wordt er, binnen het programma ‘Boeken’ > ‘Kas- en bankboekingen’ en ‘Boeken’ > ‘Memoriaal’,  na het invoeren van de debiteur/crediteur op een boekingsregel, automatisch het zoekschermscherm van de facturen getoond voor de betreffende relatie.
  Wanneer de checkbox niet aangevinkt staat dan kan dit zoekscherm alleen handmatig geopend worden.
  Meer informatie hierover is te vinden op de pagina ‘Boeken’ > ‘Kas- en bankboekingen’ en ‘Boeken’ > ‘Memoriaal’.
• Specificatie mailen
  Wanneer deze checkbox aangevinkt staat dan wordt de aan te maken betalingsspecificatie, binnen het programma ‘Crediteuren’ > ‘Aanmaken betalingen’ en ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’, gemaild naar het email adres dat is opgegeven binnen het ‘Specificatie’ kader.
  Dit email adres is in te vullen binnen de programma’s ‘Crediteuren’ > ‘Onderhoud crediteuren’ en
  ‘Debiteuren’ > ‘Onderhoud debiteuren’.
• Subadministratie korting debiteuren
  Deze checkbox bepaalt of er gebruik wordt gemaakt van de subadminstratie ‘Kortingsdebiteuren’.
  Wanneer de checkbox aangevinkt staat dan is deze subadministratie te kiezen binnen de programma’s:
  • ‘Crediteuren’ > ‘Onderhoud crediteuren’, tabblad ‘Betalingsgegevens’
  • ‘Algemeen’ > ‘Onderhoud subadministraties’
  • ‘Crediteuren’ > ‘Overzicht facturen crediteuren’ en ‘Debiteuren’ > ‘Overzicht facturen debiteuren’
  • ‘Crediteuren’ > ‘Ouderdomsanalyse’ en ‘Debiteuren’ > ‘Ouderdomsanalyse’
  • ‘Crediteuren’ > ‘Omzetoverzicht crediteuren’ en ‘Debiteuren’ > ‘Omzetoverzicht debiteuren’
• Doorboeken BTW aangifte
  Door middel van het aanvinken van deze checkbox worden alle klaargezette BTW aangiften automatisch doorgeboekt binnen het Finast software pakket. Dit kan in het programma ‘Grootboek’ > ‘BTW aangifte’.
  Wanneer deze checbox uitgevinkt staat dan dient de BTW aangifte handmatig te worden ingevoerd.
• Postcode controleren
  Wanneer deze optie aanstaat worden postcodes niet gecontroleerd bij het ingeven van nieuwe adressen in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’.
• Herwaarderen openstaande posten
  Wanneer deze optie aanstaat worden bij het herwaarderen van vreemde valuta ook de openstaande posten geherwaardeerd.

16. Dag intervallen

De dag intervallen zijn voor de volgende programma’s van toepassing:

• ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Teksten voor documenten’
  Binnen dit programma kunnen er per interval teksten worden ingegeven voor bijvoorbeeld aanmaningen. Hierbij kunnen er dus verschillende aanmaning brieven worden aangemaakt.
• ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Instellingen documenten’
  Per interval kunnen er verschillende teksten worden ingegeven. Het kan voorkomen dat de layout van de teksten hierdoor aangepast moet worden. Daarom is het mogelijk om per interval ook afwijkende instellingen te kunnen ingeven.
• ‘Crediteuren’ > ‘Ouderdomsanalyse’ en ‘Debiteuren’ > ‘Ouderdomsanalyse’
  In het ouderdomsanalyse overzicht worden de openstaande bedragen per interval getoond.
• ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaningen verwerken’
  In het ‘Aanmaningen verwerken’ scherm kunnen de ingestelde teksten voor de aanmaningen gekozen worden. Deze teksten staan gekoppeld aan de intervallen.

17. Velden overslaan in boeken schermen

Met deze optie is het mogelijk om bepaalde velden over te slaan met de Tab toets op het toetsenbord, binnen de boekingsprogramma’s.

18. Administratie optie buttons

De administratie optie buttons (ook wel record optie buttons genoemd) hebben verschillende functies.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Record optie buttons’ van toepassing.

19. Navigatie

De navigatie buttons worden gebruikt om tussen de adressen door te bladeren.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Navigatie buttons’ van toepassing.