Onderhoud debiteuren 2017-07-07T07:58:43+02:00

Onderhoud debiteuren

Binnen het ‘Onderhoud debiteuren’ programma worden alle debiteuren beheerd. De gegevens in het  programma zijn onderverdeeld in 3 tabbladen welke samen het debiteuren onderhoud vormen.
De volgende hoofdstukken behandelen de afzonderlijke opties in het programma.

1. Debiteurennummer

debiteuren onderhoud - debiteur

Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing. Wanneer er een debiteur gekozen is dan wordt de omschrijving getoond op het scherm. Wanneer er een niet bestaand debiteurennummer wordt ingevoerd dan wordt de optie getoond om dit nummer aan te maken.

2. Blokkade

onderhoud crediteuren - blokkade

Aan een debiteur kan een blokkade toegekend worden, dit betekent dat de debiteur niet kan worden gebruikt binnen boekingsprocessen.
In deze dropbox zijn alle blokkade keuzes te kiezen die zijn ingevoerd binnen het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.

De volgende items bespreken de individuele tabbladen op het ‘Onderhoud debiteuren’ scherm:

3. Algemene gegevens tabblad

onderhoud debiteuren - algemene gegevens

De volgende gegeven kunnen op het algemene gegevens tabblad worden aangepast.

3.1 Adres/postadres/factuuradres

onderhoud debiteuren - adres

Via deze functie kan er een adresnummer gekoppeld worden aan een debiteur. Er kan hierbij gekozen worden uit alle, in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’, ingevoerde adressen.

3.2 Adresgegevens wijzigen

onderhoud crediteuren - adres aanpassen

Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’  automatisch geopend en kan betreffende adres aangepast worden.

3.3 Routebeschrijving opvragen

onderhoud crediteuren - route tonen

Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt de routebeschrijving getoond vanaf het bezoekadres van de administratie naar het adres van de debiteur. Dit wordt getoond in Google Maps, hiervoor wordt automatisch uw standaard browser opgestart.

3.4 Nieuw adres aanmaken

onderhoud crediteuren - nieuw adres

Wanneer nieuwe debiteur aangemaakt wordt dan is het mogelijk om via deze button een nieuw adresnummer aan te maken. Het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud adressen’ wordt hierbij automatisch geopend. Wanneer ‘Onderhoud adressen’ wordt afgesloten dan wordt automatisch het zojuist aangemaakte adres ingevoerd als ‘Adres’ binnen het ‘Onderhoud debiteuren’ programma.

3.5 Overige gegevens

onderhoud debiteuren - overige gegevens

Bij overige gegevens kunnen de taal, het KVK nummer, de KVK plaats, het BTW nummer en het rayon worden ingegeven.
In de dropbox ‘Taal’  kan er gekozen worden uit alle keuze mogelijkheden voor taal zoals ingevoerd in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.
In de dropbox ‘Rayon’ zijn alle rayons te kiezen die zijn ingegeven in de rayontabel het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud tabellen’.

3.6 Extra informatie

onderhoud crediteuren - extra info

In de extra informatie invoervelden kunnen ongelimiteerd gegevens over de betreffende debiteur worden ingevoerd.

 

4. Contactpersonen tabblad

contactpersonen

Het tabblad contactpersonen bestaat uit de volgende onderdelen:

4.1 Grid

onderhoud debiteuren - contactpersonen

Met de rode button kan een contactpersoon worden verwijderd en met de button naast dit rode kruis kunnen de gegevens van de contactpersoon worden aangepast.
In het grid kan worden aangevinkt voor welk adres de contactpersoon van toepassing is door de gewenste checkboxen aan en/of uit te zetten. Wanneer er geen adres is geselecteerd dan komt de contactpersoon automatisch te vervallen, indien ervoor wordt gekozen om deze te verwijderen uit de lijst.

Ook kan er gekozen worden of de contactpersoon als hoofdcontactpersoon moet worden aangeduid. Per debiteur kan er maar één hoofdcontactpersoon worden ingesteld.
Met de laatste checkbox kan ervoor worden gekozen om de desbetreffende contactpersoon op actief/non-actief te zetten.

Ook kan er gekozen worden of de contactpersoon de betalingsspecificatie dient te ontvangen via het, bij de contactpersoon, ingevoerde emailadres. Binnen het programma ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’ worden er betalingsspecificaties afgedrukt. Deze specificaties kunnen ook gemaild worden. Hiervoor dient de checkbox ‘Specificatie mailen’ in het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud administraties’ aan staan.
Per debiteur kan er maar één contactpersoon worden ingesteld die de betalingsspecificatie ontvangt.

4.2 Persoonsgegevens

contactpersonen - persoonsgegevens

Hier kunnen de volgende gegevens worden ingevoerd:

  • Roepnaam
    Hier kan de roepnaam van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Voorletters
    Hier kunnen de voorletters van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Tussenvoegsels
    Hier kunnen de tussenvoegsels van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Achternaam
    Hier kan de achternaam van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Geboortedatum
    Hier kan de geboortedatum van de contactpersoon worden ingevoerd.

4.3 Adresgegevens

contactpersonen - adresgegevens

Hier kunnen de volgende adresgegevens worden ingevoerd:

  •  Straat
    Hier kan de straat van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Huisnummer+toevoeging
    Hier kan het huisnummer en de toevoeging van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Postcode
    Hier kan de postcode van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Plaats
    Hier kan de woonplaats van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Telefoonnummer
    Hier kan het telefoonnummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Verkort nummer
    Hier kan het verkorte nummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Faxnummer
    Hier kan het faxnummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • Mobiel nummer
    Hier kan het mobiele nummer van de contactpersoon worden ingevoerd.
  • E-mailadres
    Hier kan het e-mailadres van de contactpersoon worden ingevoerd.

4.4 Nieuwe contactpersoon aanmaken

contactpersonen - nieuw button

Wanneer er op de ‘Nieuwe contactpersoon’ button wordt gedrukt dan worden de invoervelden op het scherm beschikbaar gemaakt om de gegevens in te voeren.

4.5 Contactpersoon optie buttons

contactpersonen - optie buttons

De contactpersoon optie buttons (ook wel record optie buttons genoemd) hebben verschillende functies.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Record optie buttons’ van toepassing.

 

5. Betalingsgegeven tabblad

onderhoud debiteuren - betalingsgegevens

De volgende gegeven kunnen op het betalingsgegevens tabblad worden aangepast.

5.1 Invoervelden

  • Bankrekening
    Dit is het gekoppelde bankrekeningnummer.
  • IBAN
    Dit is het gekoppelde IBAN nummer.
  • BIC
    Dit is de gekoppelde BC/SWIFT code.
  • Kredietlimiet
    Het is mogelijk om een kredietlimiet toe te kennen aan een debiteur, deze is hier in te voeren.
  • Factuurkorting
    Het is mogelijk om factuurkorting toe te kennen aan een debiteur, deze is hier in te voeren.
  • Dagen krediet
    Het is mogelijk om per debiteur het aan aantal dagen krediet in te stellen.
  • Externe relatienummer
    Het is mogelijk dat de debiteur, buiten het FINAST software pakket, bekend is onder een ander nummer. Dit nummer is hier in te voeren.
  • Ons crediteurennummer
    Het is mogelijk dat een debiteur ook als crediteur te boek staat. Via deze zoekfunctie kan het bijbehorende crediteuren nummer gekozen worden.
    Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing.
  • Default grootboekrekening
    De ingevoerde grootboekrekening in het invoerveld ‘Default grootboekrekening’ wordt binnen de boekingsprogramma’s als standaard grootboekrekening gebruikt, wanneer er een inkoopfactuur wordt aangemaakt met de betreffende debiteur. Het is dan uiteraard nog mogelijk om af te wijken van deze standaard grootboekrekening.

5.2 Subadministratie

onderhoud debiteuren - subadministratie

Hier kan de subadministratie van de debiteur worden ingegeven. Hier zijn alle subadministraties te kiezen die zijn ingevoerd binnen het programma ‘Algemeen’ > ‘Onderhoud subadministraties’, die als hoofdgroep ‘Debiteuren’ hebben.

5.3 Betaalwijze

onderhoud debiteuren - betaalwijze

Hier kan de betaalwijze van de debiteur worden ingegeven. Wanneer er gekozen is voor ‘Automatische incasso’ dan kunnen facturen van de debiteur worden opgenomen in betalingsbatches in het programma ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’. Ook verschijnen de volgende invoervelden:

onderhoud debiteuren - mandaat_id

Het mandaat ID nummer wordt samen gesteld uit de incassant ID, dat kan worden ingegeven in ‘Voor all bedrijven’ > ‘Onderhoud administraties’, en het debiteurennummer.

5.4 Soort incasso

onderhoud debiteuren - soort incasso

Wanneer er gekozen is voor de betaalwijze ‘Automatische incasso’, dan is het ‘Soort incasso’ in te stellen. Er kan gekozen worden uit de volgende keuzes:

  • First
    Eerste incasso van een doorlopende reeks.
  • Recurrent
    Vervolg opdracht in een doorlopende reeks.
  • Final
    Laatste opdracht van een doorlopende reeks.
  • One-off
    Eenmalig incasso.

Deze instelling wordt gebruikt bij het aanmaken van het SEPA bestand in het programma ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’. Wanneer een debiteur op incassosoort ‘First’ staat, dan wordt deze, bij het verwerken van de eerste incasso-batch, automatisch op ‘Recurrent’ gezet.

5.5 Valuta

betalingsgegevens - valuta

Hier kan worden ingesteld met welke valuta er wordt gewerkt bij de debiteur. Hierbij zijn alle valuta’s te kiezen die zijn ingegeven binnen het programma ‘Voor alle bedrijven’ > ‘Onderhoud valuta’.

5.6 Aanmanen

onderhoud debiteuren - aanmanen

Wanneer deze checkbox aangevinkt staat dan kan deze debiteur aangemaand worden met behulp van het programma ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaningen verwerken’.

5.7 Facturen samenvoegen

betalingsgegevens - facturen samenvoegen

Als facturen samenvoegen is aangevinkt dan worden, binnen het programma ‘Debiteuren’ > ‘Aanmaken incasso’s’ bij het aanmaken van het SEPA bestand, alle facturen van deze debiteur samengevoegd tot één regel.

5.8 Kredietbeperking

onderhoud debiteuren - kredietbeperking

Wanneer de checkbox voor kredietbeperking wordt aangevinkt, dan verschijnt het volgende invoerveld:

onderhoud debiteuren - kredietbeperking_percentage

Binnen het programma ‘Voor all bedrijven’ > ‘Onderhoud administraties’ kan het standaardpercentage ingevoerd worden. Hier kan worden afgeweken door het gewenste ‘Afwijkend percentage’ in te voeren. De kredietbeperking zal automatisch in het boekingsproces verwerkt worden.

Het is niet mogelijk om de checkbox voor kredietbeperking en betalingskorting allebei aangevinkt te hebben.

5.9 Betalingskorting

onderhoud debiteuren - betalingskorting

Wanneer de checkbox voor betalingskorting wordt aangevinkt, dan verschijnen de volgende invoervelden:

onderhoud debiteuren - betalingskorting_percentage

Binnen het programma ‘Voor all bedrijven’ > ‘Onderhoud administraties’ kan het standaardpercentage ingevoerd worden. Hier kan worden afgeweken door het gewenste ‘Afwijkend percentage’ in te voeren. De betalingskorting zal automatisch in het boekingsproces verwerkt worden.

Het is niet mogelijk om de checkbox voor betalingskorting en kredietbeperking allebei aangevinkt te hebben.

5.11 Openstaand/vervallen bedrag

betalingsgegevens - openstaand_vervallen

Hier is te zien wat het openstaand en/of vervallen bedrag is wat nog openstaat bij de debiteur. Met de button ‘Openstaande facturen tonen’ is een specificatie van de openstaande facturen op te vragen, dit ziet er als volgt uit:

onderhoud debiteuren - openstaande facturen

Op dit scherm worden de facturen van de debiteur getoond. Hierbij is het volgende op het scherm te zien:

  • Factuurkeuze
    openstaande facturen - factuurkeuze

    Met deze optie kan worden gekozen of alle facturen van de debiteur moeten worden getoond, of dat alleen de openstaande facturen moeten worden getoond. Standaard staat deze optie op ‘Alleen openstaande facturen’.
  • Factuur voorwaarde
    openstaande facturen - factuurvoorwaarde
    Met deze optie is het mogelijk om een enkele factuur te zoeken en alleen deze factuur op het scherm te tonen.
    Er kan gekozen worden uit alle, voor de debiteur, aangemaakte facturen. Voor dit zoekveld zijn de punten op pagina ‘Standaard applicaties’ > ‘Zoekmethodes’ van toepassing.
  • Grid
    onderhoud debiteuren - grid
    In het grid worden de gewenste facturen getoond. Hierbij zijn de volgende opties ingebouwd:

    • Beschikbare documenten button
      Wanneer er documenten ingescand zijn dan wordt dit aangegeven met het icoon openstaande facturen - documenten aanwezig.
      Als er op de button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Standaard applicaties’ > ‘Scannen’ geopend.
      Wanneer dit niet het geval is dan wordt dit aangegeven met het icoon openstaande facturen - niet aanwezig.
    • Beschikbare betalingsregels button
      Wanneer er betalingsregels beschikbaar zijn voor een factuur dan wordt dit aangegeven
      met het icoon openstaande facturen - betalingsregels aanwezig. Als er op de button wordt gedrukt dan wordt het volgende scherm getoond:
      onderhoud debiteuren - betalingsregels
    • Boeking openen button
      openstaande facturen - boeking openen
      Wanneer er op deze button wordt gedrukt dan wordt de boeking geopend in het desbetreffende boekingsprogramma.
  • Totaaltelling
    openstaande facturen - totaaltelling
    Hier wordt de totaaltelling van de kolommen op het scherm getoond.

5.12 Afletteren

betalingsgegevens - afletteren

Wanneer er op de button wordt gedrukt dan wordt het programma ‘Debiteuren’ > ‘Afletteren Debiteuren’ opgestart.

 

6. Extra velden debiteuren

onderhoud debiteuren - extra velden

Op het ‘Extra velden debiteuren’ tabblad wordt het overzicht getoond zoals ingesteld in het programma ‘Systeembeheer’ > ‘Onderhoud extra velden’. De extra velden bestaan uit handmatig in te stellen invoervelden die per administratie verschillend kunnen zijn.

 

7. Navigatie buttons

nav buttons

De navigatie buttons worden gebruikt om tussen de debiteuren door te bladeren.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Navigatie buttons’ van toepassing.

8. Debiteur optie buttons

record optie buttons

De debiteur optie buttons (ook wel record optie buttons genoemd) hebben verschillende functies.
Voor deze buttons zijn de punten op pagina ‘Standaard applicatie’ > ‘Record optie buttons’ van toepassing.